3. 管理评审必须要有高管理层的参与

管理评审可以说是一个自下而上反馈信息并自上而下分配任务的过程。这些分配的任务即成为管理评审的输出。没有管理层的参与就难以形成这些决议或者不能形成有效的决议，因为

1）管理评审后分配的任务应该为公司整个的战略和经营计划服务。高管理层是清楚这些的人，所以他们的参与才能形成有效的决议。

2） 完成这些分配的任务常常需要投入资源。当需要投入大量资源的时候，管理层握有是否投入这些资源的决定权，所以只有管理层才能根据公司可支配的资源来决定需要优先完成哪些任务。

4. 管理评审应采用过程方法

过程方法是各个管理体系中都提倡的一个方法，这个方法也应该应用于管理评审中。具体来说的话，可以考虑以下的做法：

1）如果需要制定会议的议程表，在制定议程表时，应根据过程制定议程，而不是部门，如下表所示：

表1：以过程为导向的会议议程表

2）如果需要制定输入报告，在制定输入报告时，应以过程为导向制定输入报告，而不是部门。例如，上表所示的会议中，品质部门应该准备两个输入报告，分别是过程控制过程的输入报告和计量设备管理过程的输入报告，而不是一个品质部门的输入报告。

3）如果需要制定会议纪要，在制定会议纪要时，也应以过程为导向制定，如下表所示：

表2：以过程为导向的会议纪要

4）上述的会议纪要中，如果有待完成的任务，则应成为管理评审的输出。在汇总这些输出项目时，也应按照以过程导向，如下表所示：

表3：以过程为导向的管理评审输出汇总表

当以过程为导向来计划和实施管理评审的时候，可以清楚的看出每个过程的绩效、存在的问题、改进的机会和待完成的事项。

5. 管理评审输入报告的内容

上面的讨论中已经提到在制定管理评审的输入报告时，应采用过程导向，根据每个过程来准备相应的输入报告。接下来再进一步讨论一下管理评审的输入报告中应该包括些什么内容（以下的讨论将假定公司制定有年度目标，然后每月对目标的达成情况进行监控）。

5-1. 月度的管理评审输入报告的内容

月度的管理评审报告是以月为时间线来讨论事情。报告的主要目的是监控截至目前为止年度目标的达成情况以及一些相关措施的进度。报告的内容可以这样安排：

1）输入报告在开始时可以汇总一下所汇报过程的年度目标，以及截止目前为止的达成情况（注：因为公司制定的是年度目标而不是月度目标，所以在汇报实绩时，应汇报从年初开始截至目前的实绩，而不是本月的实绩。除非公司有特定原因需要关注本月实绩，这个数据可不在月度的管理评审中汇报）。以供应商管理过程为例，该过程的输入报告可以先做如下的汇总，其中用红色标识的数字代表目标未达成。

2）接着，针对上述每个目标指标，分别具体汇报一下该目标在今年达成情况的趋势图。例如，针对供应商按时交付率，绘制如下趋势图。这个趋势图中应包含目标线，从而能清楚展示截至目前为止目标的达成情况。

3）然后，根据每个目标的达成情况和趋势，进行以下分析并提出相应的措施：

-为了达成既定的年度目标，采取了什么措施，进度如何；

-截至目前，目标达成情况如何，是否存在无法达成年度目标的风险；

-如果存在无法达成既定的年度目标，则应分析原因是什么，为什么现有的措施不够有效，是否存在资源不足够的问题，并决定为了确保年度目标的达成是否还需要采取额外的措施和需要额外的资源，以及应采取什么样的措施和需要什么样的资源。另外，也应考虑目标制定是否不合理，如果不合理则应修改目标至合理水平;

-如果根据以往的趋势判断，该目标的实绩存在下滑的情况，则应分析下滑的原因，并提出措施来遏制这种趋势；

-如果从目前的目标达成情况来看，可以轻松达成年度目标的话，应分析是否需要调整年度目标以提高要求。如果设定了新的目标，应决定是否需要采取新的措施和需要新的资源，以及应采取什么样的措施和需要什么样的资源来确保新的目标的达成；

-上述报告的内容中如果有提出新的措施，应明确措施的担当者和完成日期以便下次会议跟进。

4）如果还有上次管理评审后未完成事项不包括在前面所汇报的内容中，汇报一下这些事项的新进展；

5）后，汇报一下是否存在一些其它需要应对的事项，以及应对的措施，例如内审的不符合项和管理体系的变更，以及由此提出的应对措施。